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Contexte

Dans le cadre d’une formation que j’ai fait aux enseignants sur le B2I, la commande était la suivante :

– le domaine 4 du B2I,

– liberté de proposer le contenu de la formation,

– inscription libre des enseignants,

– deux créneaux de formation, un créneau "débutant" et un créneau "approfondissement"

– une dizaine d’inscrits par module de formation

– sur une heure et demi.

Un work in contexte (MAJ n’importe quoi!) progress (/MAJ)

En même temps que j’ai fait la recherche bibliographique, j’ai aussi dans un premier temps mis à plat ce que je pouvais proposer. Je l’ai groupé sous forme de pavés, dans une progression de difficultés.

Ces blocs sont soit des blocs compétences, soit des blocs connaissances. Il s’agit d’un mode de classement arbitraire puisque dans la réalité il y a interpénétration des deux mais qui me permet de poser mes idées.

C’est une sorte de work in progress toujours à recommencer. Ce n’est certainement pas exhaustif et c’est très contextualisé. C’est quasiment un brainstorming qui aurait été réalisé par une seule personne et c’est ici.

Mise en place des bureaux symbaloo

En même temps que je travaillais sur la recherche bibliographique et sur ce work in progress, j’ai travaillé à la construction de mes bureaux symbaloo dans lesquels je comptais mettre tous les outils de recherche que j’utilise et plus si affinité.

J’ai donc désormais :

– un bureau outils de recherche classiques

– un bureau archives scientifiques (ouvertes en général)

– un bureau deep web

– un bureau encyclopédies et portails

– un bureau outils linguistiques

– un bureau catalogues de bibliothèques

– un bureau outils de formation

Partir des besoins pour les traduire en actions

J’ai ensuite pensé à faire une enquête sur les compétences informatico-internet des personnes qui voulaient s’inscrire en leur proposant au dos de l’enquête quelques possibilités de formation. Finalement j’ai été voir chacun des participants et je leur ai demandé ce qu’ils en attendaient.

Finalement, j’ai décidé de centrer la première formation, conformément aux conseil de Frédéric Rabat, sur l’usage de Google avec deux parties, une partie technique de recherche et une partie démystification de l’outil.

La seconde formation a plus été centrée sur l’usage d’internet pour l’enseignant avec un module outils pouvant être utilisés, un module veille et un module Droit. Ces trois modules répondant aux demandes des enseignants.

Les outils de la formation

Une fois cela déterminé, j’ai commencé à construire mes séquences, sous forme de mindmap en parallèle avec la construction du diaporama d’accompagnement qui m’a également servi de fil directeur du scénario de formation.

A partir de mes bureaux symbaloo, j’ai aussi construit un bureau symbaloo spécial pour chaque formation. L’objectif est de permettre aux participants d’avoir accès à tous les outils prévus à partir d’un seul outil, le symbaloo. C’est aussi un des grands avantages que je vois à cet outil.

J’ai aussi préparé une page HTML classique dans laquelle il y avait l’adresse d’un bureau symbaloo, le rappele du diaporama et une ou deux autres informations très succintes. L’objectif de cette page est d’être la porte d’entrée dans la formation des participants.

La construction de cette page m’a permis de découvrir et de travailler avec Amaya qui est un éditeur web construit pas le W3C et qui respecte donc les standards édictés par cet organisme. Je le trouve très intuitif et très souple à utiliser.

Pour finir j’ai construit un diggest des informations recueillies à donner aux participants pour leur permettre d’aller plus loin. Tous les outils et documents produits étaient à emporter à la fin de la formation.

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Dans le cadre de la réflexion engagée sur l’utilisation du CDI, et après la mise en place du fonctionnement CDI / étude, j’ai également, avec ma collègue de l’époque, mené une enquête sur l’utilisation du CDI par les élèves des classes terminale. L’objectif de l’enquête était d’avoir un retour sur les changements déjà opérés et d’avoir une base de réflexion sur l’avenir. Les résultats sont ici. Cette enquête a permis de mettre à plat les pratiques des lycéens, ce qui nous a permis d’adapter notre politique aux besoins  exprimés.

L’année suivante, j’ai proposé une autre enquête auprès des enseignants avec l’objectif de mettre en place une commission CDI permettant une meilleure communication entre les enseignants et les documentalistes. Les résultats sont ici.

Après cette dernière enquête, on a mis en place une commission. L’objectif était d’institutionnaliser et de rendre visible aux yeux de l’institution, un travail bien souvent implicite de relations. Cette commission, pendant deux ans, a pu donner quelques réponses intéressantes : nouveaux abonnements, bibliographies à acheter, menus aménagements de l’espaces.

Dans un premier, temps la prof nous a demandé de faire un travail de définition sur les mots knowledge, management, KM, rapport entre KM et communauté virtuelle, KM comme méthode de management etc.

 

Son premier objectif, on le comprendra plus tard, est que nous acquérions un langage commun. Dans le même temps, d’ailleurs, elle nous demande de compléter un glossaire qui nous sera commun.

 

Son second objectif est d’insister sur l’aspect humain lié au management au détriment des outils, l’entrée traditionnelle des années 90.

 

Ensuite, elle nous donne un certain nombre de documents à lire qui abordent les notions comme les ontologies, le web sémantique, les base de connaissances, la méthode KADS, la capitalisation des connaissances etc.

 

Enfin, une étude de cas nous est proposée. Le sujet est de mettre en synergie des services locaux différents et éparpillé géographiquement et administrativement, en charge du traitement du chômage et du développement de l’emploi dans une agglomération. L’objectif est de faire travailler ces services à distance, en synergie les uns les autres.

 

Nous devons faire l’analyse de situations, proposer des actions et préparer une présentation des actions sous forme de diaporama. Implicitement, ce travail est un banc d’essai avant l’oral de l’application professionnelle en septembre.

 

 

Ici, la diapo complète que j’ai réalisée pour ce diaporama. L’image du dessus, qui en est une part, symbolise l’aspect le plus important de tout travail impliquant l’usage de connaissances : la conversation.

En 2003, un nouveau directeur nous propose, à ma collègue de l’époque et à moi de conduire une analyse fonctionnelle du CDI.

On va travailler sur plusieurs aspects du CDI pour arriver à analyser comment il est utilisé par les différents publics.

Je me suis demandé dans un premier temps ce qui se faisait au CDI pour ensuite proposer un tableau qui reprend les principales fonctions nécessaires à cette activité, l’implication du documentaliste, la gestion des flux, des espaces, des rangements, les différents droits nécessaires à l’activité ainsi qu’une réfexion sur la sécurité des personnes. C’est un tableau complet qui donne une vue synthétique de l’activité au CDI.

J’ai ensuite fait un document de synthèse qui reprend les informations du tableau et les présente de manière séquentielle.

Dans le même temps, j’ai fait 3 plans :

– un plan des emplacements documentaires, ce qui a permis de mettre en avant l’éparpillement des archives dans l’ensemble de l’espace ainsi que de travailler sur les différents espaces documentaires.

– un plan d’accueil qui présente les flux élèves au CDI, ce qui me permets de pointer les moments potentiellement dangereux

– un plan qui localise les fonctions existantes du CDI

 

A partir de ces outils, j’ai une bonne visualisation de l’activité générée au CDI. Cette analyse me sert encore aujourd’hui.

 

En 1998-1999 je suis en formation à Lyon pour préparer le CAPES documentaliste.

Dans les apprentissages que nous suivons, les enseignants insitent sur la notion de projet documentaire qui a remplacé la notion de projet CDI et qui va être remplacé par la notion de politique documentaire.

Ces changements lexicaux ne sont pas innocents. En 10 ans on est passé de responsable d’un lieu à responsable d’une politique. Cela reste encore dans les textes, de manière floue, mais à partir du moment où nous devons définir et impulser une politique, nous devenons des managers.

En 1999, nous sommes encore au niveau intermédiaire de gestionnaire de projet et pour cela il nous faut construire le projet documentaire.

Dans un premier temps je vais faire une analyse de situation en me servant de la circulaire de mission qui définit les tâches de l’enseignant documentaliste en 4 rubriques : pédagogiques, relations intérieures, relations extérieures, responsabilité d’un centre multimedia.

Je vais ensuite conduire pour chaque rubrique une analyse de l’existant puis proposer les causes identifiées de cet existant pour ensuite évaluer les possibilités d’intervention, étagée en court, moyen ou long terme et finir par une analyse des moyens à disposition pour faire évoluer cet existant.

 

L’analyse est ici

Chaque fin d’année, depuis 1998, je fais le bilan d’activité du CDI. C’est une appelation incorrecte. je devrais plutôt parler d’analyse du travail effectué. c’est une sorte d’audit, que j’espère relativement impartial (quoique…)

Pour moi, ce bilan a deux objectifs :

– un objectif de communication vers la direction. Normalement, il devrait faire l’objet de discussion à chaque début d’année pour renforcer et améliorer ce qui doit l’être. Ce bilan devrait être la base de la politique documentaire.

– Un objectif de retour sur activité, pour me permettre de mesurer ce qui a été fait, toujours dans un but d’amélioration continue. C’est un élement d’une démarche qualité, même si ce n’est pas si formalisé

J’ai construits les indicateurs au fur et à mesure de l’expérience acquise. Aujourd’hui, j’estime avoir, grâce à cet outil, une bonne vision de l’activité généré au CDI.

Ce bilan est en deux parties, une partie gestion (finance, flux, documentaire) et une partie pédagogie. Les deux parties sont interreliées.

Voici le rapport 2004-2005.

Pour plus de commodité (car il est lourd), je l’ai tronçonné en trois parties au format pdf, compressé au format rar uis zippé :

– Synthèse et questions réponses sur le bilan annuel

Bilan annuel d’activité

Annexes

1. La recherche du stage

2. Approche professionnelle

3. La lettre de mission

4. Mise en projet

5. Expression et analyse des besoins

6. Etude d’avant projet

7. animation du groupe initiateur

8. Retour sur le travail effectué et métacognition

9. This is the end…

L’expression des besoins. Bien, il faut faire remonter les besoins de l’association en interrogeant et en menant des enquêtes pour voir si les attentes du président de l’assocation correspondent aux besoins réels.

Une enquête ! Ah oui mais…

Et je réalise tout à coup que je suis en situation de TPE. Ce que je vais devoir faire, c’est ce que nous demandons aux élèves. Et finalement, je me rend également compte que ce que je demande aux élèves, je ne l’ai jamais fait !!!

Je mène des entretiens auprès des membres du groupe initiateur ainsi qu’auprès de personnes qui ont eu une responsabilité dans le travail des groupes. J’ai réalisé pour cela un questionnaire support qui doit me permettre d’appréhender la vie de l’associaton, les interactons entre les membres et le degré d’utilisation d’internet.

je réalise également une enquête, via mail, auprès de membres impliqués dans le travail de groupe. Cette enquête vise à comprendre le fonctionnement des groupes et les interactions inter-membres. Je vais avoir un retour correct de 25 %, ce qui n’est pas si mal je pense.

Le traitement des données va être long et difficile à organiser. Et là c’est la grande découverte : je vais me servir de Cmap Tools, un logiciel qui permet d’éditer des cartes conceptuelles.

 

Jusqu’à présent, les cartes mentales sont un outil que j’utilise en dilettante, de loin en loin. J’ai déjà testé plusieurs logiciels sans vraiment pousser plus loin l’utilisation. Avec ce traitement des besoins de l’association, je découvre un outil intellectuel d’une puissance que je ne soupçonnais pas.

Grâce à cette carte, j’ai pu formaliser les besoins et j’ai aussi découvert que cela pouvait être un outil de communication. C’est cette carte qui m’a permis d’avoir du crédit auprès du maître de stage. Jusqu’à présent nous étions dans une relation prudente l’un face à l’autre. Avec cette carte, je pense que les portes se sont ouvertes.

1. La recherche du stage

2. Approche professionnelle

3. La lettre de mission

4. Mise en projet

5. Expression et analyse des besoins

6. Etude d’avant projet

7. animation du groupe initiateur

8. Retour sur le travail effectué et métacognition

9. This is the end…

 

Nous sommes de futurs managers de projet, il faut donc commencer par le début et planifier l’application. C’est parti pour mon deuxième Gantt. Premières difficultés, la prise en main de Gantt Project. Ce n’est pas un logiciel très intuitif et le temps d’apprentissage va être plus long qu’espéré.

J’ai la chance d’avoir comme maitre de stage le patron de l’association, responsable de système d’information et ancien prof de fac. Il va relire tous les travaux que je dois transmettre à Limoges et va m’être d’une aide précieuse. Il m’a aidé pour la lettre de mission, il me conseille sur le Gantt.

 

Nous travaillons également ensemble le projet qui prend sa forme définitive.

 

Ensuite, je m’informe sur le contexte de l’association, je m’entretiens avec un ou deux membres sur son histoire et je commence à mettre en place la veille que je vais mener jusqu’à la fin. Je prévois pour l’heure 3 pistes : le web politique en 2006, les outils collaboratifs, les associations similaires présentes sur le web.

 

Enfin, le travail de relation commence vraiment avec la présentation au groupe du projet et de ma pomme. C’est aussi l’époque où il me faut envoyer mon premier rapport.

 




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