Archive for the ‘management de projet’ Category

Je viens de lire un bilet de Jean-Sébastien Bouchard, signalé par Martin Lessard sur son twitter, sur les choses qui sont simple, compliqué, complexe, chaotique. Il y a notamment l’ébauche d’un diaporama à consulter.

Son billet me donne envie d’essayer de poser mes idées sur ce sujet.

pour lui, ce qui est simple est de l’ordre de la recette de cuisine, c’est à dire un processus séquentiel où il y a enchaînement logique des différentes phases dans un ordre prédéterminé qui ne bouge pas. Pour moi ce processus séquentiel, c’est essentiellement de l’ordre de la gestion de projets. Alors que JSB le voit plutôt dans le compliqué.

La gestion de projet est une réponse donnée à un problème technique rencontré. Elle tend à rendre simple ce qui est "compliqué", tout en essayent de ne pas être une simplification abusive. C’est pas simple !

Ce qui est compliqué, quand on se retrouve avec un problème nouveau, c’est de trouver les critères d’analyse qui vont déboucher vers le projet à réaliser. Donc on passe du compliqué au simple à partir d’un problème que l’on va résoudre via un enchaînement d’étapes codifié.

Le problème rencontré peut aussi être particulièrement important et nécessiter de définir des étapes préalables ou de le tronçonner en plusieurs sous problèmes qui seront reliés et hiérarchisés entre eux.

On est toujours dans un problème technique que l’on va transformer en autant de projets qui vont être managés, c’est à dire qu’il va y avoir une coordination mais aussi l’usage de processus hiérarchiques et/ou transversaux (et non plus uniquement séquentiel). C’est compliqué, c’est modélisé, c’est simplifié. Ce qui change par rapport à l’exemple précédent, c’est l’échelle.

Le complexe est d’une autre nature à mon sens, car il n’est plus de l’ordre de la résolution de problèmes  d’une part, et d’autre part ils n’est plus prioritairement technique car il fait intervenir un facteur d’incertitude, plus ou moins important, et très souvent humain.

Et là, on ne peut pas simplifier. C’est même peut être la principale caractéristique et le principal danger. Car la simplification tend alors à enlever tout ce qui gêne pour se retrouver vers du connu séquentialisable.

L’approche à privilégier est alors d’avoir une approche globale/locale et c’est alors avant tout une question d’interaction des différents acteurs du système. Plus les différents agents (les hommes entre eux mais aussi les hommes et les objets entre eux) sont liés, échangent, communiquent et plus le système va fonctionner. Cela implique que ces agents aient une vision globale du système pour pouvoir agir à leur niveau.

Dans un système, tout le monde manage chacun. Les processus séquentiels, hiérarchiques ou transversaux existent mais ils sont fondu dans un réseau de relation serrés. ils ne s’agit alors que de relations caractéristiques, sans plus.

Avec le complexe, nous changeons encore d’échelle pour nous retrouver à celle du système. C’est une dimension que nous ne pouvons plus maitriser individuellement, c’est sur, mais même collectivement. C’est un état d’organisation qui dépasse l’échelle humaine (en terme de coordination). Mais qui reste de l’organisation.

Les systèmes ont parfois des instants de surchauffe pendant lesquels les acteurs s’agitent frénétiquement (qui parle de la finance mondiale ici ?) mais ils tendent à revenir à un état d’apaisement et de fonctionnement acceptable.

Et le chaos alors. A mon sens c’est l’état normal des choses avant que les hommes essayent de l’organiser. J’ai dit un jour que l’ordre était un des possibles du chaos. Je le crois de plus en plus. Mais en même temps, le chaos, nous ne le voyons jamais. C’est une sorte de matière primitive sur laquelle les hommes n’ont aucune prise.

Aucune prétention dans ce billet. J’essaye juste de poser mes idées.

 

Contexte

Dans le cadre d’une formation que j’ai fait aux enseignants sur le B2I, la commande était la suivante :

– le domaine 4 du B2I,

– liberté de proposer le contenu de la formation,

– inscription libre des enseignants,

– deux créneaux de formation, un créneau "débutant" et un créneau "approfondissement"

– une dizaine d’inscrits par module de formation

– sur une heure et demi.

Un work in contexte (MAJ n’importe quoi!) progress (/MAJ)

En même temps que j’ai fait la recherche bibliographique, j’ai aussi dans un premier temps mis à plat ce que je pouvais proposer. Je l’ai groupé sous forme de pavés, dans une progression de difficultés.

Ces blocs sont soit des blocs compétences, soit des blocs connaissances. Il s’agit d’un mode de classement arbitraire puisque dans la réalité il y a interpénétration des deux mais qui me permet de poser mes idées.

C’est une sorte de work in progress toujours à recommencer. Ce n’est certainement pas exhaustif et c’est très contextualisé. C’est quasiment un brainstorming qui aurait été réalisé par une seule personne et c’est ici.

Mise en place des bureaux symbaloo

En même temps que je travaillais sur la recherche bibliographique et sur ce work in progress, j’ai travaillé à la construction de mes bureaux symbaloo dans lesquels je comptais mettre tous les outils de recherche que j’utilise et plus si affinité.

J’ai donc désormais :

– un bureau outils de recherche classiques

– un bureau archives scientifiques (ouvertes en général)

– un bureau deep web

– un bureau encyclopédies et portails

– un bureau outils linguistiques

– un bureau catalogues de bibliothèques

– un bureau outils de formation

Partir des besoins pour les traduire en actions

J’ai ensuite pensé à faire une enquête sur les compétences informatico-internet des personnes qui voulaient s’inscrire en leur proposant au dos de l’enquête quelques possibilités de formation. Finalement j’ai été voir chacun des participants et je leur ai demandé ce qu’ils en attendaient.

Finalement, j’ai décidé de centrer la première formation, conformément aux conseil de Frédéric Rabat, sur l’usage de Google avec deux parties, une partie technique de recherche et une partie démystification de l’outil.

La seconde formation a plus été centrée sur l’usage d’internet pour l’enseignant avec un module outils pouvant être utilisés, un module veille et un module Droit. Ces trois modules répondant aux demandes des enseignants.

Les outils de la formation

Une fois cela déterminé, j’ai commencé à construire mes séquences, sous forme de mindmap en parallèle avec la construction du diaporama d’accompagnement qui m’a également servi de fil directeur du scénario de formation.

A partir de mes bureaux symbaloo, j’ai aussi construit un bureau symbaloo spécial pour chaque formation. L’objectif est de permettre aux participants d’avoir accès à tous les outils prévus à partir d’un seul outil, le symbaloo. C’est aussi un des grands avantages que je vois à cet outil.

J’ai aussi préparé une page HTML classique dans laquelle il y avait l’adresse d’un bureau symbaloo, le rappele du diaporama et une ou deux autres informations très succintes. L’objectif de cette page est d’être la porte d’entrée dans la formation des participants.

La construction de cette page m’a permis de découvrir et de travailler avec Amaya qui est un éditeur web construit pas le W3C et qui respecte donc les standards édictés par cet organisme. Je le trouve très intuitif et très souple à utiliser.

Pour finir j’ai construit un diggest des informations recueillies à donner aux participants pour leur permettre d’aller plus loin. Tous les outils et documents produits étaient à emporter à la fin de la formation.

Cela fait quelques temps déjà que j’y travaille. Difficile exercice que de faire correspondre ce que l’on est dans une page de papier A4, même virtuelle.

C’est fait désormais et c’est ici.

J’ai essayé de lui donner un style 2.0 et comme c’est la deuxième version depuis que j’ai eu le DESS, on va dire que je fais un peu de marketting. En même temps, 2.0 c’est d’un commun désormais.

La logique, une première partie identité / adresse très succinte qui prouve que j’existe quelque part sur cette planète. Comme tout le monde le sait, seul Dieu n’a pas d’adresse !

Ensuite la classique définition de soi-même par le prisme des diplômes et des expériences. J’ai beaucoup épuré ces deux parties pour ne retenir que l’essentiel. Pourtant, je suis persuadé que cette partie devrait refléter la dimension sociale d’un individu et pas seulement son identité professionnelle. C’est comme ça !

Ensuite les 4 compétences qui me caractérisent professionnellement et qui me permettent de dire "je suis…" Lors de l’ue 174, le prof, Jean-Pierre Noubel, nous avait fait prendre conscience de l’abération de dire "je suis…" pour se qualifier professionnellement. Les italiens, eux préfère dire "fai" / "je fais".

Enfin, le mindmap, représente mes compétences de travailleur du savoir. Beaucoup peuvent se reconnaître dans ces quatre branches principales : Personnel Knowledge management, travail à distance, collaboration, communication.

A vos commentaires, s’il vous plaît !

Cette année professionnelle, peu intéressante par ailleurs, a été marquée par un projet sympa que nous avons monté avec ma collègue Claudie Lucas (que mille pétales de fleurs de lotus chatouillent délicatement ses petits petons).

Il s’agit d’une exposition sur "les murs qui enferment…"

Je suis très partagé sur l’utilité de faire une exposition, surtout dans un CDI. Je ne vois pas très bien l’intérêt en terme d’apprentissage. Pour moi il s’agit, au mieux de communication spectaculaire et souvent de décoration pure et simple (cf. les retours des enseignants très positifs mais en même temps peu on fait l’effort de s’approcher pour analyser les panneaux – cf aussi l’intérêt qu’y trouve l’établissement, notamment pour les portes ouvertes). Claudie le voit très bien et j’avoue qu’elle m’a convaincu en partie.

Suite à une première expo qu’elle a montée en septembre, on a cherché une nouvelle thématique. J’ai pensé alors à une idée qui me poursuit depuis des lustres : les murailles sont faites pour être renversées. Et plus elles sont hautes, et plus l’énergie nécessaire à les détruire est importante, et plus les conséquences sont importantes pour ceux qui se croyaient protégés. J’ai une vision très tolstoïenne de l’histoire.

En même temps l’actualité va dans le sens de cette idée avec trois murs en construction : mexique – Etats-unis, Israel – Palestine et Ceuta et Melilla, 20 ans après l’espoir né de la chutte du mur de Berlin.

La problématique est trouvée : les murs qui enferment… sont appelés à disparaître, par la force ou par obsolescence ou par détournement.

On en cause un peu à droite à gauche et à mon grand étonnement, l’idée entre en résonnance avec les travaux des enseignants. On monte donc le projet et on fait une première réunion avec les enseignants de langues de terminale. Après discussion, on élargit à d’autres niveaux. Il en ressort que :

– des profs d’anglais vont travailler sur les Gated Communities, ces ghettos pour riches

– des profs d’Espagnol sont intéressés par la frontière mexicaine mais aussi par Ceuta – une prof d’anglais également.

– des profs d’allemand lors de l’échange scolaire annuel envisage de questionner les allemands qu’ils vont cotoyer sur le mur de Berlin

– en discutant, une autre idée émerge : le muralisme, chez les mexicains mais que l’on retrouve dans les graphs ou en Irlande et qui a une fonction politique, sociale et surtout éducative, très forte. (détail ici.)

On se met d’accord sur le dispositif :

– trois séances d’une heure pour faire la maquette d’un panneau d’expo, les recherches et sélectionner le matériel nécessaire à sa constitution

– des textes en langues avec constitution d’un lexique ou en bilingue

– à faire entre octobre et début février, selon le programme des enseignants pour inaugurer l’expo lors de la journée "portes ouvertes".

– avec mise en place d’un commissariat de l’expo assuré par des élèves volontaires et les documentalistes et qui aura en charge d’assurer la cohérence de l’expo selon le cahier des charges initial.

On communique pas mal sur le projet, et à mon deuxième grand étonnement, les enseignants réagissent favorablement, apportant idées et matériels.

C’est ainsi que

1. le prof de latin est intéressé car il part en voyage scolaire à Rome avec les latinistes. Il va falloir discuter pour arriver à trouver une problématique acceptable dans le cadre du projet. On va donc avoir une expo avec les 4 langues étrangères enseignées dans l’établissement.

2. Atmosphères 53, une association qui propose chaque année un (très bon) festival de cinéma à Laval, les reflets du cinéma, a pour thématique, cette année, la frontière. On va les contacter et il accepte d’exposer ce travail quelques jours.

L’animation des séances se passe très correctement, et même plus que ça pour Claudie qui est inspectée, avec très grand succès, sur l’une d’entre-elle.

La partie commissariat, quant à elle, échoue lamentablement. A chaque fois que l’on a convoqué les élèves pour présenter cette partie, discuter et recruter ceux qui étaient intéressés, un imprévu a empêché la tenue de ces réunions. Finalement un seul élève, Maxime, est venu se joindre à nous.

Au niveau de la cohérence de l’expo, on a pas mal gambergé avec Claudie et Maxime pour trouver la meilleure accroche possible. Finalement, on a choisi d’équiper un grand mur blanc inutile du CDI avec une tapisserie au motif "mur en brique réfractaire", sur lequel on a dessiné une représentation cartographique des continents. (aspect technique : pour réaliser la carte du monde, nous avons utilisé le retroprojecteur – pas évident mais correct comme résultat). Sur ce support, on a distribué les différentes affiches selon leur implantation géographique.

Claudie souhaitait ensuite faire faire des questionnaires par les élèves ayant participé à l’élaboration d’un panneau, à destination d’autres élèves, d’autres classe. Ce la a été fait pour une classe.

J’ai aussi demandé aux enseignants de nous faire un retour écrit sur l’activité. Il va falloir les relancer.

Au niveau des outils, nous avons mis en place un blog de suivi qui s’est avéré très utile pour nous pour la gestion quotidienne du projet (même si les enseignants ne s’en sont pas servi, ce qui est dommage). Enfin les photo de l’expo sont accessibles sur un espace flickr.

Au niveau regret, on a peu travaillé sur l’aspect droit de l’information, droit des images. Nous souhaiterions lancer un projet de ce type en première l’année prochaine. Ce sera le moment de travailler cet aspect et de relier à la progression d’année en première.

Un service documentaire, tel un CDI est un système d’information. On peut voir un système d’information comme la structure informatique d’un organisme quelconque, la colonne vertébrale. C’est la définition de l’informaticien qui a en charge de gérer un réseau, un intranet, un portail quelconque. On peut aussi la réfléchir comme la formalisation de tous les échanges et de toutes les interactions possibles dans ce système, c’est la définition qui prend en compte, non plus seulement l’outil, mais l’usager qui devient prioritaire sur l’outil mis en oeuvre. La vision devient globale et prend en compte l’ensemble de l’organisme.

 

Le système d’information CDI, c’est des usagers, élèves, enseignants ; des documents et des supports différents, matérialisés, dématérialisés ; des espaces aux fonctions différentes, lecture, travail de groupe etc. ; des outils de recherche d’information, locaux ou distant ; des méthodes pour accéder à l’information.

 

Le système doit être piloté, c’est le rôle du documentaliste-manager (Le management est une des 5 grandes compétences définies par l’euro-référentiel de compétence). Piloter un système d’information revient à avoir défini au préalable une politique qui vise à permettre l’articulation la plus harmonieuse entre les différents éléments pour la plus grande réussite des usagers.

 

Cela suppose donc une politique d’achat, une réflexion sur l’usage de l’espace, sur la politique de formation, sur les outils à utiliser et les méthodes à employer, sur le langage, sur les conditions d’accessibilité et une évaluation de cette politique et des actions, donc la définition des indicateurs de fonctionnements ce qui suppose une démarche qualité (cf. rapport) etc.

 

J’ai donc réfléchi sur les déplacements des élèves dans un espaces aux fonctionnalités hétérogènes (formation en groupe classe, travail de groupe, lecture silencieuse, recherche d’information, sociabilité, apprentissages) ce qui a supposé de rationaliser et de formaliser l’accès aux documents, l’accès aux espaces, l’accès au réseau mondial etc.

 

Les outils dont je me sers sont les rapports d’activités, les enquêtes de satisfaction, les analyses fonctionnelles que j’ai mené pour l’aménagement du CDI ou pour la mise en place de la politique documentaire.

J’ai désormais une vision claire de l’utilisation du CDI et j’ai forgé les outils de ma politique. Désormais, je vais travailler à mettre en
ordre l’espace et à le rendre plus fonctionnel : pour cela, deux leviers vont être activés : celui de l’accès aux documents et celui de l’espace.

J’ai commencé l’informatisation du fond en 1995. En 2002 elle est quasi achevée. En 2004, je vais refaire la cotation, jusqu’alors manuscrite et changer toutes les étiquettes alors même que deux ans plus tôt, j’ai commencé à équiper les documents d’étiquettes à code-barre.

Je vais également créer des normes de cotation afin de pouvoir avoir les documents aux thématiques identiques mais pouvant être coté, en dewey, à des endroits différents. Un exemple ici avec la cotation de la littérature.

J’ai enfin ramené les archives vers un lieu central, alors qu’auparavent, elles étaient au CDI dans des lieux éclatés. Les archives vont être rangés selon un ordre thématiques (littérature, actualités, sciences humaines, technologie, sciences, sciences humaines, sciences économiques et sociales et langues).

Je vais aussi m’ateler à faire un inventaire annuel des documents. Les périodiques en janvier, avec report dans la base de données des manquants, mis au pilon et disparus ; les livres en juin. Je maîtrise le fond.

Dans le cadre de la réflexion engagée sur l’utilisation du CDI, et après la mise en place du fonctionnement CDI / étude, j’ai également, avec ma collègue de l’époque, mené une enquête sur l’utilisation du CDI par les élèves des classes terminale. L’objectif de l’enquête était d’avoir un retour sur les changements déjà opérés et d’avoir une base de réflexion sur l’avenir. Les résultats sont ici. Cette enquête a permis de mettre à plat les pratiques des lycéens, ce qui nous a permis d’adapter notre politique aux besoins  exprimés.

L’année suivante, j’ai proposé une autre enquête auprès des enseignants avec l’objectif de mettre en place une commission CDI permettant une meilleure communication entre les enseignants et les documentalistes. Les résultats sont ici.

Après cette dernière enquête, on a mis en place une commission. L’objectif était d’institutionnaliser et de rendre visible aux yeux de l’institution, un travail bien souvent implicite de relations. Cette commission, pendant deux ans, a pu donner quelques réponses intéressantes : nouveaux abonnements, bibliographies à acheter, menus aménagements de l’espaces.

 

Comme je l’ai indiqué ici, je suis dans un processus d’analyse fonctionnelle qui porte sur l’usage fait du CDI. Ce travail est fait à la demande du nouveau directeur d’alors. Nous sommes en 2003.

 

Après avoir travaillé sur les flux dans l’espace, je vais m’ateler sur les fonctions proprement dite que l’on attend d’un tel outil et sur les manques. Pour cela je vais proposer une dizaine de cartes dont le point de départ est la carte générale des fonctions, déjà vue.

 

Dans un premier temps j’indique les 4 fonctions principales : consultation de documents, recherche d’information, travail en groupe, production / reproduction documentaire qui sont sous-tendu par deux grands domaines : la formation et l’accueil.

 

Les cartes qui suivent reprennent les 4 fonctions principales et les explicitent. Dans la consultation de document je pars de ce que font les élèves au CDI et j’indique les manques et les besoins d’espaces à créer ou à aménager, les manques en matériel.

C’est ma première analyse fonctionnelle et je fais ça un peu à l’aveugle. Pourtant, malgré les nombreuses erreurs (confusion entre fonctions, besoins et outils notamment), je trouve que le résultat obtenu est pas mal. Dans tous les cas, il m’est encore utile
aujourd’hui pour certains aspects. Donc !

 

 

Détail des documents créés :

 

Les fonctions du CDI

Méthodologie des schémas

Légende d’utilisation

Les 4 fonctions principales

Consultation de documents

Consultation de documents audiovisuel

Consultation de documents livre

Consultation de documents périodique

Consultation de document via internet

Consultation de document – supports numériques

Consultation de document – autres

 

Recherche d’informations

 

Production – reproduction

 

Travail en groupe

Dans un premier, temps la prof nous a demandé de faire un travail de définition sur les mots knowledge, management, KM, rapport entre KM et communauté virtuelle, KM comme méthode de management etc.

 

Son premier objectif, on le comprendra plus tard, est que nous acquérions un langage commun. Dans le même temps, d’ailleurs, elle nous demande de compléter un glossaire qui nous sera commun.

 

Son second objectif est d’insister sur l’aspect humain lié au management au détriment des outils, l’entrée traditionnelle des années 90.

 

Ensuite, elle nous donne un certain nombre de documents à lire qui abordent les notions comme les ontologies, le web sémantique, les base de connaissances, la méthode KADS, la capitalisation des connaissances etc.

 

Enfin, une étude de cas nous est proposée. Le sujet est de mettre en synergie des services locaux différents et éparpillé géographiquement et administrativement, en charge du traitement du chômage et du développement de l’emploi dans une agglomération. L’objectif est de faire travailler ces services à distance, en synergie les uns les autres.

 

Nous devons faire l’analyse de situations, proposer des actions et préparer une présentation des actions sous forme de diaporama. Implicitement, ce travail est un banc d’essai avant l’oral de l’application professionnelle en septembre.

 

 

Ici, la diapo complète que j’ai réalisée pour ce diaporama. L’image du dessus, qui en est une part, symbolise l’aspect le plus important de tout travail impliquant l’usage de connaissances : la conversation.

1. La recherche du stage

2. Approche professionnelle

3. La lettre de mission

4. Mise en projet

5. Expression et analyse des besoins

6. Etude d’avant projet

7. animation du groupe initiateur

8. Retour sur le travail effectué et métacognition

9. This is the end…

 

La première production d’envergure, c’est la carte mentale des besoins. A partir de cette carte, je vais pouvoir formaliser mon analyse des besoins en mettant en parallèle commande et expression des besoins. Je vais conduire cette analyse, d’abord au niveau global qui est celui de l’association et ensuite de manière spécifique autour des travaux des groupes et plus particulièrement ce groupe initiateur.

 

A partir de ce travail d’analyse, je recentre mon travail en revenant au projet initial tel que nous l’avions défini et je présente les besoins pour les différentes communautés à venir.

http://www.tela-botanica.org/sites/reseau/fr/images/membres_reseau.png

je vais faire ensuite deux tableaux. Le premier tableau est problématique dans la logique de l’AVP et pendant la durée du stage je vais me poser la question de sa pertinence dans l’enchaînement AVP sans arriver vraiment à trouver une réponse. Il s’agit de la mise en place d’une road map pour l’implémentation des différentes communautés tel que définies précédemment.

Le deuxième tableau est celui des fonctionnalités. Nous sommes dans l’étude d’avant projet et c’est l’étape classique qui suit l’analyse des besoins.

 

Pour finir, critères et alternative sont proposés. Et à ce niveau j’ai rencontré un problème au niveau du temps. Dans mon gantt, j’ai bien précisé la fin de l’étude d’avant projet pour le 12 juin, et de ce point de vue je suis dans les temps et même un peu en avance.

 

Oui mais je dois envoyer le deuxième rapport contenant l’étude à Limoges pour le 6 juin, et là je suis un peu à la bourre. Je vais donc passer le dernier week end à réflechir sur cette alternative qui va prendre la forme suivante, soit un système de gestion de contenu avec toutes les fonctionnalités possibles à mettre en place selon l’état d’avancement de la roadmap, soit des briques logiciel simple que l’on ajoute au fur et à mesure.

 

Je suis finalement dans les temps, et pour Limoges et pour mon employeur de l’association. C’est une chose dont je suis fier : avoir réussi à tenir le temps.




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