Formation d’une stagiaire, 2 – Base de données

Qu’est-ce qu’une base de données ?

Un tableau

Pour la formation à l’utilisation du logiciel documentaire en mode gestionnaire, je commence toujours par définir ce qu’est une base de données.

 

Une base de données, c’est un tableau avec des champs (les colonnes) qui sont le contenant, c’est à dire les intitulés des colonnes et des enregistrements (les lignes) qui sont le contenu, c’est à dire les informations correspondantes au contenant. L’exemple type est une feuille de tableur.

 

Dans une base de données numérique, par rapport à un tableau statique sur papier, on peut classer et présenter les enregistrements du tabeau selon un champs préférentiel, ou plusieurs. C’est exactement ce que permet un tableur classique.

 

« Je veux classer le tableau par ordre alphabétique (ou numérique selon les données) du champs 1. » On obtient ainsi des listes par champs. Cette notion est importante quand on veut aborder le logiciel documentaire et l’appel par champs des listes des enregistrements. On voit ça quand il y a expérimentation par le stagiaire.

 

Formaliser la description d’objets
Une base de données permet de formaliser la descritpion d’objets identiques contenant des informations différentes. La méthode consiste à décrire tous les points communs de l’objet.

– Objet identique : l’adresse d’une personne prendra toujours la même forme

– information différente : chaque personne est unique et a une adresse unique (ne chipotons pas !)

 

Bases de données relationnelles

Une base de données peux être mise en relation avec d’autres bases de données. On va alors parler de base de données relationnelles. Par exemple je met en relation la base adresse d’une personne avec la base numéro de téléphone portable de cette même personne.

 

Ce qui fait la relation entre les deux bases va être le champs identité de la personne

 

 

Au CDI

A partir de ce préalable, je présente le logiciel documentaire que l’on a au CDI. Il est composé de plusieurs bases, mais il y en a trois qui sont a prendre en main prioritairement :

 

– Une base contenu,

– un base contenant,

– une base exemplaire physique.

 

La première base décrit l’aspect intellectuel du document : l’auteur, le titre, le genre etc. mais aussi les ajouts qui font la plus value documentaire d’une notice, résumé, descripteurs (thesaurus) etc.

 

La seconde est l’aspect physique du document : support (livre, périodique etc.), isbn, éditeur, collection etc.

 

La troisième décrit le document au CDI : n° d’entrée au CDI, emplacement, statut etc.

 

Ce qui lie la première base à la seconde est un champs « document », ce qui lie la seconde à la troisième est un champs « exemplaire ». La première et la troisième ne sont pas liées.

 

Au turbin

La présentation faite, et ben la stagiaire, il faut qu’elle bosse…

 

Bulletinage pour commencer, puis indexation d’un périodique abordable pour un stagiaire Smiley, ce qui permet d’aborder la notion d’unité documentaire (UD) (plusieurs articles décrits pour un même
périodique), puis indexation d’un livre et ce vendredi, j’ai enfin demandé à Mathilde d’indexer un périodique d’électronique. Elle en a bavé Smiley. Mais cet exercice permet aussi de montrer concrètement la difficulté du métier : il faut prendre en compte tous les publics et s’adapter à toutes les cultures (culture au sens culture scientifique), y compris celles qui nous sont les plus étrangères.

 

Base de données, une notion indispensable
Pour conclure sur les bases de données, je dis toujours que c’est une des bases du système d’information actuel. On retrouve les bases de données dans tous les systèmes documentaires mais aussi désormais dans beaucoup (et de plus en plus) de site web (CMS, WIKI, Blog) et de pages web avec l’utilisation massive des langages dynamiques (php – asp – perl etc.). L’exemple type pour expliquer cela, c’est la date du jour qui apparaît sur la page web automatiquement. Il s’agit simplement d’une zone (includes) dans une page html classique qui appelle un champs dans une base de données.

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